江風会名簿の扱いについて

２０１０年7月24日土曜日、江風会役員会が開かれました。 出席者は、大嶋会長、会計の小松さん、事務局の松本さん、来期役員候補の南さん（43期）、広報の児玉です。 議題は「江風会名簿の扱い」についてでした。 江風会では、年に一度会報を発行しています。 （ただし、卒業後5年間の会員と、会費納入者のみ。4年に一度は全会員に発行） 会報発送のために、毎年「江風会名簿」はきちんと整理され、管理されてきました。 この名簿は、2003年創立50周年に向けて作成された「江風会名簿」以降は、会員にも公開されていません。 それは、個人情報保護法に基づいて、個人情報が不正に利用されないようにという配慮からでした。 しかし、「江風会会則」総則には、 （目的） 第3条　本会は、会員相互の親睦を図ると共に、母校の発展に寄与することを目的とする と書かれています。 個人情報を悪用されないようにすることと、同窓会などを支援すること、 この二つを成立させるにはどうすれば良いか、役員会はケンケンガクガクの議論に沸騰しました。 例えば30年ぶりにクラス会を開きたいと思ったとき、 幹事は連絡したくても住所の分からないクラスメートの多さに唖然とするかもしれません。 同期会ではもっと悲惨な状況かもしれません。 そんな時、頼りにされるのが「江風会」でしょう。 ここには、ここでしか分からない「会員名簿」が管理されています。 でも、「同窓会を開くので名簿データーをください」と言われても、 請求者が本当に会員であるのか、 また、本当に同窓会を開くために請求するのか、 1万人を超える会員を、電話やMailで判別するのは不可能です。 では、どんな手立てを用意すれば良いのか。 出席した役員たちは知恵を出し合いました。

「まず、請求者が会員であることを確認する」 「情報提供条件をはっきりさせる」 「同期会・同窓会・クラス会・OB会の開催のみ、にする。 提供する情報はその目的に合うデーターのみに限定する」 「開催予定をHP上で告知してもらい、開催後の報告も掲載させて欲しい（できれば写真付きで）」 「誓約書の雛型（○○期　○組　氏名　使用目的など）を用意し、署名捺印の上、送付してもらう」 「同期会などで新たに分かったデータは、江風会にフィードバックしてもらう」 などの意見が出されました。 かなりのハードルですが、大事な名簿の扱いなので、慎重にしたいというのが役員一同の思いでした。 それと同時に、同窓生同士が繋がれるチャンスを潰したくないというのも、役員全員の気持ちでした。 またこのデーター管理をする担当者も、「誓約書」を提出する事になりました。

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